Manuel de l'utilisateur

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Tâches personnelles

  1. Définition [top]
    Vos tâches sont celles que vous vous êtes assignées ou qui vous ont été assignées par des tiers. Cliquez sur Mes tâches dans la partie gauche de l'écran pour les afficher.
  2. Ajouter une tâche [top]
    Dans le menu Nouveau, sélectionnez Tâche.
  3. Voir les détails d'une tâche [top]
    Effectuez un double clic sur la Tâche ou affichez ses Actions et sélectionnez Détails.
  4. Modifier une tâche [top]
    Affichez les détails de la tâche, effectuez les modifications et cliquez sur Sauver.
  5. Visibilité des tâches dans le Calendrier [top]
    Si vous définissez une date de début et/ou une échéance, un événement sera créé pour chacune des deux dates dans votre calendrier. Dans le calendrier, les détails de l'événement afficheront les détails de la tâche.

    Ces événements particuliers ne peuvent être supprimés ni modifiés depuis le Calendrier: vous devez les modifier ou les supprimer depuis les détails de la Tâche, en modifiant ou supprimant la date de début et/ou d'échéance.

  6. Supprimer une tâche [top]
    Affichez les Actions de la tâche et sélectionnez Supprimer.

Partage des tâches personnelles

  1. Droits d'accès par défaut [top]
    • Ajouter des tâches: vous ainsi que tous les membres des groupes auxquels vous appartenez (non modifiable).
    • Voir les tâches: vous seul (modifiable).
    • Modifier les tâches: le créateur de la tâche (vous ou un tiers) peut la modifier entièrement. Le destinataire de la tâche ne peut en modifier que le statut. (non modifiable)
    • Supprimer les tâches: le créateur de la tâche (vous ou un tiers) et le destinataire de la tâche (vous ou un tiers). (modifiable)
  2. Autoriser un tiers à voir vos tâches [top]
    Ce droit s'applique à l'ensemble des tâches présentes dans le dossier Mes tâches.

    Affichez les Actions de Mes tâches et sélectionnez Droits d'accès. Cochez les cases correspondantes dans la colonne Voir ce dossier.

Tâches données

  1. Définition [top]
    Les tâches assignées sont celles que vous avez assignées à un tiers. Cliquez sur Assignées par moi dans la partie gauche de l'écran pour les afficher. Cet écran vous permet en outre d'effectuer le suivi via le champ "Statut" de chacune des tâches assignées.
  2. Assigner une tâche [top]
    Créez une Tâche et cliquez sur Assigner. Choisissez alors un membre de vos groupes. Si vous sélectionnez Tous les membres, la tâche apparaîtra dans les Tâches du groupe et non dans les Tâches personnelles de chacun des membres.
  3. Notifier une tâche par e-mail [top]
    Lors de la création de la tâche, vous pouvez envoyer une notification par e-mail. Cochez la case e-mail à la rubrique Notification.
  4. Notifier une tâche par SMS [top]
    Lors de la création de la tâche, vous pouvez envoyer une notification par SMS. Cochez la case SMS à la rubrique Notification.

    NB: La notification par SMS ne sera envoyée que si le tiers a encodé son numéro de GSM dans sa fiche personnelle et si vous disposez d'un crédit SMS suffisant.

Partage des tâches assignées

  1. Droits d'accès par défaut [top]
    • Voir les tâches: vous seul (modifiable).
    • Modifier les tâches: vous seul (non modifiable).
    • Ajouter des tâches: vous seul (non modifiable).
    • Supprimer des tâches: vous et le destinataire de la tâche (non modifiable).

    Vous pouvez autoriser un tiers à annuler des tâches que vous avez assignées: les tâches ne sont pas supprimées mais leur statut devient "Annulé".

  2. Autoriser un tiers à voir vos tâches assignées [top]
    Ce droit s'applique à l'ensemble des tâches figurant dans le dossier Assignées par moi.

    Affichez les Actions de Assignées par moi et sélectionner Droits d'accès. Cochez les cases correspondantes dans la colonne Voir ce dossier.

Tâches de groupe

  1. Accès aux tâches de groupe [top]
    Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement, dont la valeur par défaut est "Privé".
  2. Droits d'accès par défaut [top]
    Ces droits s'appliquent aux tâches reçues et aux tâches données.
    • Voir les tâches: tous les membres du groupe (non modifiable).
    • Modifier les tâches: tous les membres du groupe (non modifiable).
    • Ajouter des tâches: tous les membres du groupe (non modifiable).
    • Supprimer des tâches: le créateur de la tâche, le destinataire de la tâche et l'administrateur du groupe.
  3. Assigner une tâche [top]
    Créez une Tâche et cliquez sur Assigner. Choisissez alors un membre de vos groupes. Si vous sélectionnez Tous les membres, la tâche apparaîtra dans les Tâches du groupe et non dans les Tâches personnelles de chacun des membres.

Tags

  1. A quoi servent les tags? [top]
    Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags.
  2. Accès aux tags [top]
    Sélectionnez n'importe quelle donnée, affichez ses Actions et sélectionnez Tags.
  3. Créer un tag [top]
    Dans la fenêtre des tags, entrez le nom du nouveau tag dans la partie supérieure et cliquez sur Ajouter. Ensuite, choisissez éventuellement une couleur pour ce tag.
  4. Modifier un tag [top]
    Les noms des tags ne peuvent être modifiés une fois qu'ils ont été créés. Vous pouvez néanmoins modifier leur couleur.
  5. Supprimer un tag [top]
    Dans la fenêtre des tags, cliquez sur la croix rouge en regard du tag.
  6. Attribuer un tag à une donnée [top]
    Sélectionnez Tags dans les Actions de la donnée. Dans la fenêtre des tags, cochez une ou plusieurs cases selon les tags que vous souhaitez attribuer. Vous pourrez par la suite attribuer d'autres tags ou en retirer.
  7. Afficher les données avec un tag donné [top]
    Il existe deux possibilités:
    • Entrez "tag:NOM_DU_TAG" dans le champ de recherche affiché dans chaque outil. Déterminez si la recherche doit porter sur l'outil courant ou sur l'ensemble des outils.
    • Ouvrez la recherche avancée et sélectionnez un tag.
  8. Tags et groupes [top]
    Les tags sont propres à une personne et non à un groupe: il n'y a pas de tags de groupe. Il est déconseillé d'utiliser les tags dans les données de groupe.
 

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