Manuel de l'utilisateur

v.01/2012

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Notes personnelles

  1. Ajouter une note [top]
    Dans le menu Nouveau, sélectionnez Note.
  2. Voir les détails d'une note [top]
    Effectuez un double clic sur la Note ou affichez ses Actions et sélectionnez Détails.
  3. Modifier une note [top]
    Affichez les détails de la note, effectuez les modifications et cliquez sur Sauver.
  4. Renommer une note [top]
    Affichez les Actions de la note et sélectionnez Renommer.
  5. Supprimer une note [top]
    Affichez les Actions de la note et sélectionnez Supprimer.

Notes de groupe

  1. Accès aux notes de groupe [top]
    Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement, dont la valeur par défaut est "Privé".
  2. Droits d'accès par défaut [top]
    • Voir les notes: tous les membres du groupe (modifiable).
    • Modifier une note: le créateur de la note (modifiable).
    • Ajouter des notes: l'administrateur du groupe (modifiable).
    • Supprimer des notes: l'administrateur du groupe (modifiable).

    NB: Dans l'environnement de groupe, les dossiers sont toujours visibles à tous les membres (non modifiable); cela ne signifie pas que toutes les notes sont visibles par tous: chaque note dispose en effet de ses propres droits d'accès.

  3. Ajouter une note de groupe [top]
    NB: L'administrateur du groupe doit préalablement vous avoir autorisé à ajouter des notes dans le dossier courant.

    Créez une nouvelle note comme vous le faites dans votre environnement privé. Vous pouvez également créer un sous-dossier et ajouter des notes dans celui-ci.

  4. Partager une note privée avec le groupe [top]
    NB: L'administrateur du groupe doit préalablement vous avoir autorisé à ajouter des notes dans le dossier racine (dossier de premier niveau) des notes de groupe.

    Si la note figure déjà dans votre environnement privé, vous pouvez la partager avec le groupe. Rendez-vous dans vos notes privées et sélectionnez Partager avec groupes dans le menu Actions associé à la note. Cochez ensuite la case en regard du nom du groupe. Si la case du groupe ne peut être cochée, cela signifie que l'administrateur du groupe ne vous a pas autorisé à ajouter des notes dans le dossier racine.

    Après le partage, la note est placée dans le dossier racine du groupe. Vous pouvez la déplacer vers un autre dossier (pour autant que vous soyez autorisé à ajouter des notes dans le dossier de destination).

  5. Autoriser un tiers à modifier une note de groupe [top]
    Dans le menu Actions associé à la note concernée, sélectionnez Accès et cochez ensuite les cases correspondantes dans la colonne Editer note.
  6. Administrateurs: autoriser l'ajout de notes [top]
    Cliquez sur Accès à côté du nom du dossier et cochez les cases correspondantes dans la colonne Ajouter notes.

    NB: Le membre reçoit du même coup le droit de créer des sous-dossiers et d'y placer des notes.

    NB: Chaque dossier dispose de ses propres droits d'accès. Vous pouvez facilement appliquer les droits d'accès aux sous-dossiers en cochant la case Appliquer cette sélection à tous les sous-dossiers de. Notez que si vous modifiez les droits du dossier principal, vous devrez refaire cette opération pour que les nouveaux droits soient pris en compte dans les sous-dossiers.

  7. Administrateurs: autoriser la suppression de notes [top]
    NB: Ce droit s'étend au contenu du dossier en cours (notes et sous-dossiers); ne l'accordez pas à la légère.

    Cliquez sur Accès à côté du nom du dossier et cochez les cases correspondantes dans la colonne Supprimer documents.

    NB: Chaque dossier dispose de ses propres droits d'accès. Vous pouvez facilement appliquer les droits d'accès aux sous-dossiers en cochant la case Appliquer cette sélection à tous les sous-dossiers de. Notez que si vous modifiez les droits du dossier principal, vous devrez refaire cette opération pour que les nouveaux droits soient pris en compte dans les sous-dossiers.

Dossiers et sous-dossiers

  1. Créer un dossier ou un sous-dossier [top]
    Positionnez-vous à l'endroit souhaité dans l'arborescence de vos dossiers. Affichez les Actions du dossier qui doit contenir le nouveau dossier et choisissez Nouveau dossier. Entrez un nom et appuyez sur la touche Entrée.
  2. Renommer un dossier [top]
    Affichez les Actions du dossier et sélectionnez Renommer.
  3. Déplacer un dossier [top]
    Deux possibilités vous sont proposées:
    • Sélectionnez le dossier à la souris et déposez-le sur le dossier de destination.
    • Affichez les Actions du dossier et sélectionnez Déplacer.
  4. Détruire un dossier [top]
    Précautions:
    • Supprimer un dossier signifie supprimer tous les Documents qui y sont contenus, de même que les sous-dossiers et leur contenu
    • Une fois la Corbeille vidée, la suppression est irréversible; soyez dès lors bien attentif lors des opérations!
    Sélectionnez le dossier, affichez ses Actions et sélectionnez Supprimer.

    NB: Le dossier ne sera effectivement supprimé que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé un dossier à la Corbeille par erreur, vous pouvez l'y retrouver.

Recherche

  1. Recherche multi-outils [top]
    Un champ de recherche s'affiche dans tous les outils. Dans le menu de gauche, sélectionnez Tous les outils.

    Par défaut, la recherche s'effectue uniquement dans vos données privées. Sélectionnez Inclure les données des groupes si vous souhaitez les inclure également. Le dernier choix est mémorisé de session en session.

  2. Recherche dans un outil [top]
    • Recherche simple
      Un champ de recherche s'affiche dans tous les outils. Dans le menu de gauche, l'outil courant est sélectionné par défaut mais vous pouvez en sélectionner un autre. Précisez également si la recherche doit inclure les données des groupes. Le dernier choix est mémorisé de session en session.
    • Recherche avancée: la plupart des outils sont munis d'une recherche avancée, les critères proposés étant adaptés aux différents outils. Sélectionnez Recherche avancée dans le menu de droite du champ de recherche pour y accéder.
  3. Syntaxe dans le champ de recherche [top]
    • Si vous entrez plusieurs mots, la recherche renverra les données qui contiennent tous ces mots. Si vous entrez "OR" entre les mots, la recherche renverra les données qui contiennent l'un des mots.
    • La recherche ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules
    • Vous pouvez ajouter une étoile (*) après au moins 4 caractères pour représenter tous les mots débutant par ces caractères.
    Exemples:
    • vacances hawaii (équivalent à vacances AND hawaii) renverra les données contenant les mots vacances et Hawaii.
    • Maui OR hawaii renverra les données contenant les mots Maui ou Hawaii.
    • "super vacances" (avec les guillemets) renverra les données contenant l'expression "super vacances".
    • "info*" renverra les données contenant des mots débutant par info (informatique, informaticien, informations, etc.).
    • virus -ordinateur renverra les données contenant le mot "virus" mais pas le mot "ordinateur".
    • tag:urgent renverra les données qui ont reçu le tag "Urgent".
  4. Affichage des résultats [top]
    Les résultats sont limités à 200 et s'affichent par ordre de pertinence. Actuellement, cet ordre n'est pas modifiable.

    Selon les outils, différentes Actions sont disponibles pour les résultats retournés: Ouvrir, Ouvrir dans le contexte/Ouvrir dans le dossier conteneur, etc.

    Si vous avez effectué une recherche multi-outils, vous pouvez restreindre les résultats à un outil donné en le sélectionnant dans le menu de gauche du champ de recherche.

  5. Recherches récentes [top]
    Les 5 dernières recherches peuvent être rappelées depuis le menu de droite du champ de recherche.

Tags

  1. A quoi servent les tags? [top]
    Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags.
  2. Accès aux tags [top]
    Sélectionnez n'importe quelle donnée, affichez ses Actions et sélectionnez Tags.
  3. Créer un tag [top]
    Dans la fenêtre des tags, entrez le nom du nouveau tag dans la partie supérieure et cliquez sur Ajouter. Ensuite, choisissez éventuellement une couleur pour ce tag.
  4. Modifier un tag [top]
    Les noms des tags ne peuvent être modifiés une fois qu'ils ont été créés. Vous pouvez néanmoins modifier leur couleur.
  5. Supprimer un tag [top]
    Dans la fenêtre des tags, cliquez sur la croix rouge en regard du tag.
  6. Attribuer un tag à une donnée [top]
    Sélectionnez Tags dans les Actions de la donnée. Dans la fenêtre des tags, cochez une ou plusieurs cases selon les tags que vous souhaitez attribuer. Vous pourrez par la suite attribuer d'autres tags ou en retirer.
  7. Afficher les données avec un tag donné [top]
    Il existe deux possibilités:
    • Entrez "tag:NOM_DU_TAG" dans le champ de recherche affiché dans chaque outil. Déterminez si la recherche doit porter sur l'outil courant ou sur l'ensemble des outils.
    • Ouvrez la recherche avancée et sélectionnez un tag.
  8. Tags et groupes [top]
    Les tags sont propres à une personne et non à un groupe: il n'y a pas de tags de groupe. Il est déconseillé d'utiliser les tags dans les données de groupe.
 

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