Manuel de l'utilisateur

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Favoris personnels

  1. Ajouter un favori [top]
    Dans le menu Nouveau, sélectionnez Favori.
  2. Voir les détails d'un favori [top]
    Effectuez un double clic sur le Favori ou affichez ses Actions et sélectionnez Détails.
  3. Modifier un favori [top]
    Affichez les détails du favori, effectuez les modifications et cliquez sur Sauver.
  4. Renommer un favori [top]
    Affichez les Actions du favori et sélectionnez Renommer.
  5. Supprimer un favori [top]
    Affichez les Actions du favori et sélectionnez Supprimer.

Favoris de groupe

  1. Accès aux favoris de groupe [top]
    Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement, dont la valeur par défaut est "Privé".
  2. Droits d'accès par défaut [top]
    • Voir les favoris: tous les membres du groupe (modifiable).
    • Modifier un favori: le créateur du favori (modifiable).
    • Ajouter des favoris: l'administrateur du groupe (modifiable).
    • Supprimer des favoris: l'administrateur du groupe (modifiable).

    NB: Dans l'environnement de groupe, les dossiers sont toujours visibles à tous les membres (non modifiable); cela ne signifie pas que tous les favoris sont visibles par tous: chaque favori dispose en effet de ses propres droits d'accès.

  3. Ajouter un favori de groupe [top]
    NB: L'administrateur du groupe doit préalablement vous avoir autorisé à ajouter des favoris dans le dossier courant.

    Créez un nouveau favori comme vous le faites dans votre environnement privé. Vous pouvez également créer un sous-dossier et ajouter des favoris dans celui-ci.

  4. Partager un favori privé avec le groupe [top]
    NB: L'administrateur du groupe doit préalablement vous avoir autorisé à ajouter des favoris dans le dossier racine (dossier de premier niveau) des favoris de groupe.

    Si le favori figure déjà dans votre environnement privé, vous pouvez le partager avec le groupe. Rendez-vous dans vos favoris privés et sélectionnez Partager avec groupes dans le menu Actions associé au favori. Cochez ensuite la case en regard du nom du groupe. Si la case du groupe ne peut être cochée, cela signifie que l'administrateur du groupe ne vous a pas autorisé à ajouter des favoris dans le dossier racine.

    Après le partage, le favori est placé dans le dossier racine du groupe. Vous pouvez le déplacer vers un autre dossier (pour autant que vous soyez autorisé à ajouter des favoris dans le dossier de destination).

  5. Masquer un favori à un membre [top]
    Lorsqu'un favori est ajouté dans le groupe, il est par défaut visible à tous les membres. Pour le masquer à un ou des membres, sélectionnez Accès dans le menu Actions du favori, décochez la case Tous les membres du groupe et décochez enfin le(s) membre(s).
  6. Autoriser un tiers à modifier un favori de groupe [top]
    Dans le menu Actions associé au favori concerné, sélectionnez Accès et cochez ensuite les cases correspondantes dans la colonne Editer favori.
  7. Administrateurs: autoriser l'ajout de favoris [top]
    Cliquez sur Accès à côté du nom du dossier et cochez les cases correspondantes dans la colonne Ajouter favoris.

    NB: Le membre reçoit du même coup le droit de créer des sous-dossiers et d'y placer des favoris.

    NB: Chaque dossier dispose de ses propres droits d'accès. Vous pouvez facilement appliquer les droits d'accès aux sous-dossiers en cochant la case Appliquer cette sélection à tous les sous-dossiers de. Notez que si vous modifiez les droits du dossier principal, vous devrez refaire cette opération pour que les nouveaux droits soient pris en compte dans les sous-dossiers.

  8. Administrateurs: autoriser la suppression de favoris [top]
    NB: Ce droit s'étend au contenu du dossier en cours (documents et sous-dossiers); ne l'accordez pas à la légère.

    Cliquez sur Accès à côté du nom du dossier et cochez les cases correspondantes dans la colonne Supprimer favoris.

    NB: Chaque dossier dispose de ses propres droits d'accès. Vous pouvez facilement appliquer les droits d'accès aux sous-dossiers en cochant la case Appliquer cette sélection à tous les sous-dossiers de. Notez que si vous modifiez les droits du dossier principal, vous devrez refaire cette opération pour que les nouveaux droits soient pris en compte dans les sous-dossiers.

Dossiers et sous-dossiers

  1. Créer un dossier ou un sous-dossier [top]
    Positionnez-vous à l'endroit souhaité dans l'arborescence de vos dossiers. Affichez les Actions du dossier qui doit contenir le nouveau dossier et choisissez Nouveau dossier. Entrez un nom et appuyez sur la touche Entrée.
  2. Renommer un dossier [top]
    Affichez les Actions du dossier et sélectionnez Renommer.
  3. Déplacer un dossier [top]
    Deux possibilités vous sont proposées:
    • Sélectionnez le dossier à la souris et déposez-le sur le dossier de destination.
    • Affichez les Actions du dossier et sélectionnez Déplacer.
  4. Détruire un dossier [top]
    Précautions:
    • Supprimer un dossier signifie supprimer tous les Documents qui y sont contenus, de même que les sous-dossiers et leur contenu
    • Une fois la Corbeille vidée, la suppression est irréversible; soyez dès lors bien attentif lors des opérations!
    Sélectionnez le dossier, affichez ses Actions et sélectionnez Supprimer.

    NB: Le dossier ne sera effectivement supprimé que lorsque la Corbeille aura été vidée. Si vous avez envoyé un dossier à la Corbeille par erreur, vous pouvez l'y retrouver.

Recherche

  1. Recherche multi-outils [top]
    Un champ de recherche s'affiche dans tous les outils. Dans le menu de gauche, sélectionnez Tous les outils.

    Par défaut, la recherche s'effectue uniquement dans vos données privées. Sélectionnez Inclure les données des groupes si vous souhaitez les inclure également. Le dernier choix est mémorisé de session en session.

  2. Recherche dans un outil [top]
    • Recherche simple
      Un champ de recherche s'affiche dans tous les outils. Dans le menu de gauche, l'outil courant est sélectionné par défaut mais vous pouvez en sélectionner un autre. Précisez également si la recherche doit inclure les données des groupes. Le dernier choix est mémorisé de session en session.
    • Recherche avancée: la plupart des outils sont munis d'une recherche avancée, les critères proposés étant adaptés aux différents outils. Sélectionnez Recherche avancée dans le menu de droite du champ de recherche pour y accéder.
  3. Syntaxe dans le champ de recherche [top]
    • Si vous entrez plusieurs mots, la recherche renverra les données qui contiennent tous ces mots. Si vous entrez "OR" entre les mots, la recherche renverra les données qui contiennent l'un des mots.
    • La recherche ne fait pas de différence entre les majuscules et les minuscules
    • Vous pouvez ajouter une étoile (*) après au moins 4 caractères pour représenter tous les mots débutant par ces caractères.
    Exemples:
    • vacances hawaii (équivalent à vacances AND hawaii) renverra les données contenant les mots vacances et Hawaii.
    • Maui OR hawaii renverra les données contenant les mots Maui ou Hawaii.
    • "super vacances" (avec les guillemets) renverra les données contenant l'expression "super vacances".
    • "info*" renverra les données contenant des mots débutant par info (informatique, informaticien, informations, etc.).
    • virus -ordinateur renverra les données contenant le mot "virus" mais pas le mot "ordinateur".
    • tag:urgent renverra les données qui ont reçu le tag "Urgent".
  4. Affichage des résultats [top]
    Les résultats sont limités à 200 et s'affichent par ordre de pertinence. Actuellement, cet ordre n'est pas modifiable.

    Selon les outils, différentes Actions sont disponibles pour les résultats retournés: Ouvrir, Ouvrir dans le contexte/Ouvrir dans le dossier conteneur, etc.

    Si vous avez effectué une recherche multi-outils, vous pouvez restreindre les résultats à un outil donné en le sélectionnant dans le menu de gauche du champ de recherche.

  5. Recherches récentes [top]
    Les 5 dernières recherches peuvent être rappelées depuis le menu de droite du champ de recherche.

Tags

  1. A quoi servent les tags? [top]
    Les tags permettent d'organiser vos données en fonction d'étiquettes telles que Urgent, Important, etc. et/ou selon des projets, des clients, etc. La première étape consiste à créer vos propres tags.
  2. Accès aux tags [top]
    Sélectionnez n'importe quelle donnée, affichez ses Actions et sélectionnez Tags.
  3. Créer un tag [top]
    Dans la fenêtre des tags, entrez le nom du nouveau tag dans la partie supérieure et cliquez sur Ajouter. Ensuite, choisissez éventuellement une couleur pour ce tag.
  4. Modifier un tag [top]
    Les noms des tags ne peuvent être modifiés une fois qu'ils ont été créés. Vous pouvez néanmoins modifier leur couleur.
  5. Supprimer un tag [top]
    Dans la fenêtre des tags, cliquez sur la croix rouge en regard du tag.
  6. Attribuer un tag à une donnée [top]
    Sélectionnez Tags dans les Actions de la donnée. Dans la fenêtre des tags, cochez une ou plusieurs cases selon les tags que vous souhaitez attribuer. Vous pourrez par la suite attribuer d'autres tags ou en retirer.
  7. Afficher les données avec un tag donné [top]
    Il existe deux possibilités:
    • Entrez "tag:NOM_DU_TAG" dans le champ de recherche affiché dans chaque outil. Déterminez si la recherche doit porter sur l'outil courant ou sur l'ensemble des outils.
    • Ouvrez la recherche avancée et sélectionnez un tag.
  8. Tags et groupes [top]
    Les tags sont propres à une personne et non à un groupe: il n'y a pas de tags de groupe. Il est déconseillé d'utiliser les tags dans les données de groupe.

Accès par RSS

  1. Qu'est-ce que le RSS? [top]
    Le RSS permet d'être averti des nouveautés sur un site Web, au moyen d'un lecteur RSS. Concrètement, on s'abonne aux flux RSS de son choix, ceux-ci étant rafraîchis périodiquement par le lecteur RSS.

    Le bureau virtuel propose plusieurs flux, protégés par votre identifiant et mot de passe habituels.

  2. Flux disponibles [top]
    Chaque dossier des favoris privés et de groupe est disponible sous forme de flux RSS.
  3. Logiciels compatibles [top]
    Tous les lecteurs RSS gérant l'authentification: Feedreader (Windows), par exemple.

    NB: Si vous voulez employer un lecteur RSS qui permet d'accéder aux fils sécurisés mais ne masque pas les mots de passe (Firefox par exemple), utilisez la syntaxe suivante pour l'URL du flux: "http://identifiant:motdepasse@adresse_du_flux".

  4. Où trouver les flux? [top]
    Dans les Actions d'un dossier, sur la gauche de l'écran, sélectionnez RSS.
  5. Configuration du logiciel [top]
    1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône RSS et sélectionnez Copier l'adresse de ce lien.
    2. Dans le lecteur RSS, créez un nouveau flux et collez l'adresse.
    3. Entrez votre identifiant et votre mot de passe du bureau virtuel dans le lecteur RSS, de même qu'un nom pour le flux
    4. Configurez l'intervalle de rafraîchissement du flux dans le lecteur RSS.

Importation - Exportation

  1. Importation [top]
    Avant d'importer vos favoris, vous devez préalablement les exporter depuis votre navigateur Web. Importez ensuite le fichier d'export.

    Internet Explorer

    1. Dans Internet Explorer, rendez-vous dans les Favoris en cliquant sur l'étoile dans la partie supérieure droite de l'écran.
    2. Dans le menu des Actions, dont la valeur par défaut est "Ajouter aux Favoris", sélectionner "Importer et Exporter".
    3. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez "Exporter vers un fichier".
    4. Dans la fenêtre suivante, cochez la case "Favoris".
    5. Dans la fenêtre suivante, sélectionnez le dossier "Favoris".
    6. Dans la fenêtre suivante, choisissez un nom pour le fichier et cliquez sur "Exporter".
    Firefox
    1. Dans le menu "Firefox", sélectionnez "Marque-pages", puis "Afficher tous les marque-pages".
    2. Dans le menu "Importation et sauvegarde", sélectionnez "Exporter au format HTML".
    3. Choisissez un nom pour le fichier et cliquez sur "Exporter".
  2. Exportation [top]
    Sélectionnez Exporter dans le menu Plus. L'export est réalisé au format HTML.
 

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